Automatizace procesů důležitější, než kdy jindy
Většina organizací má již svoje klíčové procesy automatizovány, neboť to je podmínkou jejich efektivního fungování. Málokterá organizace ale nahlížela na rozsah automatizace svých procesů z pohledu připravenosti na zcela novou situaci, které v letošním roce všichni společně čelíme. Většina pracovníků prakticky přes noc zůstala doma a pracuje v režimu home office s plnou závislostí na ICT technologiích.
V tomto režimu mají organizace problém s neautomatizovanými procesy, které jsou suplovány často neefektivní e-mailovou komunikací, což může přinášet negativní důsledky v podobě nedodržených/prodloužených termínů, závazků vůči zákazníkům, státu i zaměstnancům apod.
Výhody automatizovaných procesů
Procesy automatizované na vhodné platformě nemají za cíl nahradit lidskou sílu, ale odebrat lidem mechanické, opakující se práce, které mohou vykonávat počítače, a umožnit orientaci lidí na kreativnější úkoly a tím i zvýšit jejich uspokojení z práce. Automatizace procesů tak organizaci přináší řadu výhod, jako např.
- ulehčení práce zaměstnancům a zlepšení řízení jejich komunikace a spolupráce
- zkrácení doby realizace procesů a tím vyšší uspokojení jejich zákazníků (interních i externích)
- snížení nákladů (potřeba méně lidské práce umožní nasazení lidí na jiné práce nebo redukce počtu zaměstnanců)
- standardizace výkonu procesů a snížená chybovost (ve všech lokalitách organizace je proces vykonáván shodným, standardizovaným postupem, což eliminuje zdroje chyb)
- garance zajištění souladu s relevantní regulací
- automatizovaný sběr metrik o výkonnosti procesů jako základ pro jejich další optimalizaci
Naše reálná zkušenost
Události letošního roku neměly na nás v LBMS katastrofický dopad, neboť jako IT firma máme oproti jiným oborům výhodu ve schopnosti poskytovat většinu našich služeb zákazníkům elektronickou/on-line formou.
Naše dlouhodobě budované kompetence v oblasti automatizace procesů jsme uplatnili již v minulosti interně a digitalizovali jsme naše klíčové procesy, včetně těch s významnými dodavateli (účetní, poskytovatelé IT služeb).
Přechod do režimu home office pro nás proto nepředstavoval prakticky žádný problém, provedli jsme pouze drobná vylepšení, a vzhledem k tomu, že dnes již málokdo posílá faktury v papírové podobě, mohli jsme naprostou většinu došlých dokladů zpracovat bez jakýchkoli komplikací.
Velkou výhodou bylo, že jsme v loňském roce přešli na IP telefonii, což umožnilo snadné přesměrování telefonních linek na mobilní telefony.
Rovněž se nám podařilo ve velmi krátké době implementovat platformu pro poskytování on-line kurzů, takže dnes každý kurz nabízíme jak prezenční, tak on-line formou a zákazníci si mohou vybrat podle svých preferencí, přičemž on-line provedení řada našich posluchačů vítá, neboť jim šetří čas spojený s cestováním, náklady za cestovné i ubytování.
Zkušenosti našich zákazníků
Naše zkušenosti v oblasti automatizace procesů využíváme u našich zákazníků již řadu let, nicméně v poslední době registrujeme vzhledem k aktuální situaci rostoucí poptávku po automatizaci procesů s cílem snížené závislosti na fyzické přítomnosti pracovníků v kancelářích. Typickým příkladem takového procesu je schvalování přijatých dokladů, který jsme nedávno realizovali pro jednoho z našich stávajících zákazníků z finančního sektoru. Proces byl zanalyzován, implementován a nasazen do rutinního provozu během jednoho měsíce.
Podobně jsme schopni pomoci organizacím, které potřebují rychle a efektivně rozšířit rozsah automatizovaných procesů. Máme s tím dlouhodobé zkušenosti a opíráme se o softwarovou technologii renomovaného zahraničního partnera, ověřenou u řady našich zákazníků více jak 15-ti lety zkušeností.
